Comment organiser un séminaire d’entreprise, une conférence, une convention, un séminaire incentive, un cocktail… ?
Voici nos conseils pour ne rien oublier.

1 - Définir la cible. Collaborateurs, clients, partenaires ?

2 - Trouver la thématique. Trouver un thème accrocheur et percutant.

3 - Choisir l'intervenant.
Pour un séminaire ou colloque interne, il peut être judicieux de faire appel à une personne externe, de préférence réputée. Pour un événement à destination de vos clients ou partenaires, une personne de la société sera appréciée.

4 - Choisir le lieu du séminaire. Penser à réserver la salle à l’avance. S'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située géographiquement (lieu central).

5 - Choisir la date. Privilégier le mardi ou le jeudi dans la semaine et proscrire les périodes de vacances scolaires. Vérifier qu'aucun événement sectoriel ou grève ne soit programmé pendant la période retenue.

6 - Lancer les invitations ni trop tôt, ni trop tard. Pour un événement externe, envoyer les invitation un mois avant le jour J. Pour un colloque interne, quinze jours suffisent. L'invitation peut être lancée par courrier mais le plus simple aujourd'hui est l'envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre de coût, de gérer les réponses.

7 - Relancer les invités. Effectuer des relances si nécessaires dans les huit jours précédent l'événement. En terme de retour, compter en moyenne une personne présente pour dix invitées.

8 - Répétition générale quelques jours avant le jour J. Cela permet de pour caler les derniers détails avec l'intervenant, tester le slide show et mettre en place les éventuels éléments techniques avec la régie (audio, vidéo...).